Nieuws

Gemeente, kan ik mijn e-factuur al sturen?

Zowel de Nederlandse overheid als de EU is een groot voorstander van het elektronisch uitwisselen van facturen. Daarom is besloten dat alle Europese gemeenten (en andere (semi-)overheden) met ingang van 18 april 2019 in staat moeten zijn om e-facturen te ontvangen en te verwerken. Is uw organisatie hier klaar voor?

Wat is een e-factuur?

Wellicht denkt u bij een e-factuur allereerst aan een e-mail met de factuur in pdf-format in de bijlage. De Europese richtlijn gaat echter een stap verder. Een e-factuur is hier een digitale factuur die volgens een gestructureerd format verzonden wordt. Dankzij dit gestructureerde format kunnen overheden de elektronische facturen na ontvangst direct geautomatiseerd verwerken. Ondernemingen en andere leveranciers mogen overigens zelf kiezen hoe ze hun factuur versturen naar een gemeente of andere (semi-)overheid. Het versturen van een e-factuur is (vooralsnog) niet verplicht.

Voordelen van de e-factuur

Het gebruik van deze e-facturen betekent dat veel handmatige (en vaak tijdrovende) processen, zoals het boeken, controleren en goedkeuren van de facturen, voortaan geautomatiseerd plaatsvinden. Dat heeft voordelen voor de gemeente én voor haar leveranciers:

  • de snellere verwerking zorgt voor kortere betalingstermijnen
  • automatisering verkleint de kans op fouten aanzienlijk
  • het opsporen van spookfacturen wordt gemakkelijker en efficiënter
  • de verwerking is uiteindelijk goedkoper
Checklist e-facturen voor gemeenten

Het invoeren van e-facturering is geen sinecure. Er komt veel voorbereiding en zorgvuldigheid bij kijken. Globaal zijn dit de stappen die een gemeente/overheidsinstelling moet nemen:

  • Er zijn op dit moment verschillende manieren om te voldoen aan de eisen van e-facturering. Bepaal welk systeem voor uw gemeente/organisatie het beste werkt
  • Stem dit systeem af met uw klanten/leveranciers: zijn er al contractuele afspraken gemaakt over e-facturering, wat zijn de mogelijkheden van hun boekhoudsysteem?
  • Pas uw interne processen en andere automatiseringssystemen aan op e-facturering
  • Denk bij e-facturering óók aan de beveiliging. Heeft u ter bescherming van uw data en systemen al met uw adviseur gesproken over de mogelijkheden van een cyberverzekering?
Hulp nodig bij de invoering van e-facturering?

Is uw organisatie nog niet klaar om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken? Vraag dan om hulp. Als gespecialiseerd makelaar voor gemeenten, en (semi) overheidsinstellingen informeert Concordia de Keizer u over de aanpak van e-facturering en de invoering ervan. Neem hiervoor contact op met onze specialist Joep Naterop via 06 55 46 94 88 of joep.naterop@concordiadekeizer.nl.

Op de hoogte blijven?

Altijd op de hoogte blijven van de risico's in uw sector? Meld u aan voor onze nieuwsbrief.

Joep Naterop
Industry Director Gemeenten


Gerelateerde berichten

Top