Nieuws

In 3 stappen naar volwaardig contractmanagement

Contractmanagement is in de praktijk nog regelmatig een ondergeschoven kind, het is iets wat ‘erbij’ gedaan wordt. Contractmanager zijn is ook niet altijd een dankbare rol, mede vanwege het (begrijpelijke) spanningsveld tussen het enthousiasme van de commercie en de ‘kritische’ blik van de contractmanager. Desondanks verdient contractmanagement serieuze aandacht.

Met goed contractmanagement kiest u voor een professionele aanpak waarmee u uw onderneming zoveel mogelijk beschermt tegen problematische situaties, grote financiële risico’s en (dure) conflicten met uw klanten. Natuurlijk moet er voldoende ruimte zijn voor het commerciële belang, maar dan wel op een verantwoorde wijze. We raden u daarom aan om aan de slag te gaan met de volgende stappen:

Stap 1: Stel een gekwalificeerde contractmanager aan. Dit kan iemand binnen uw organisatie zijn of van een externe partij. Zet zijn of haar verantwoordelijkheden en bevoegdheden goed op papier.

Stap 2: Maak het contractmanagement tot een vast onderdeel van uw interne processen. Zo zorgt u ervoor dat de bepalingen in het contract en van toepassing zijnde voorwaarden altijd goed gecheckt zijn voordat er getekend wordt.

Stap 3: Creëer draagvlak en focus. Maak alle betrokkenen binnen uw bedrijf voortdurend bewust van het belang van een goed contract met de juiste voorwaarden. Op die manier groeit de alertheid op aansprakelijkheidsrisico’s en het gevoel voor goed ondernemerschap.

Handige checks

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: vooraf heldere afspraken maken straalt professionaliteit uit en komt de relatie met uw klant ten goede. We geven u dan ook graag  een aantal handige checks voor goed contractmanagement en verstandig zakendoen.

  • Zorg dat er in het commerciële traject continu afstemming is tussen de afdelingen sales en contractmanagement.
  • Gaat u aanvullende diensten leveren naast transport? Stel dan aanvullende voorwaarden op. Een gespecialiseerde advocaat kan u daarbij helpen. De AVC voorwaarden en het CMR verdrag regelen ten aanzien van deze aanvullende diensten namelijk niets. Weet welke voorwaarden prevaleren, die van u of die van uw klant.
  • Wordt er in het contract afgeweken van de branchegebruikelijk voorwaarden, dan is er sprake van een “speciaal contract”. Onderneem in dat geval de benodigde actie om de risico’s goed te inventariseren, te beoordelen en af te dekken.
  • Toets of de voorwaarden die u overeenkomt onder uw verzekering vallen en verzeker waar nodig bij.
  • Werkt u met onderaannemers? Zorg dat in die overeenkomsten dezelfde voorwaarden van toepassing zijn als met uw klant. Zorg dat de voorwaarden op de juiste wijze van toepassing worden verklaard op de overeenkomst: expliciet van toepassing verklaren en ter hand stellen aan uw klant of eventuele ondervervoerders.
  • Start nooit met de werkzaamheden zonder dat de overeenkomst getekend is. Gaat er iets mis, dan bent u mogelijk onbeperkt aansprakelijk. Met een fysiek contract staat u sterker, dan met een contract dat mondeling tot stand is gekomen.
Meer weten over contractmanagement?

Contractmanagement is een vak. Wij hebben veel klanten in de logistieke sector die we dagelijks helpen met het screenen van contracten en voorwaarden en adviseren over het zo gunstig mogelijk beheersen van hun risico’s. Heeft u een vraag over contractmanagement? Neem contact op met onze expert Transport & Logistiek Tessa van den Heuvel. Zij is telefonisch bereikbaar op 010 440 28 86 of per mail via tessa.van.den.heuvel@concordiadekeizer.nl

Meer over Contractmanagement
Tessa van den Heuvel
Sr. Specialist Marine


Top